Lorsqu’un salarié quitte son poste au sein d’une entreprise, il est nécessaire de lui remettre un solde de tout compte, document récapitulant les éléments financiers de la rupture du contrat de travail. Qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement ou d’une fin de contrat à durée déterminée, le solde de tout compte permet aux deux parties de clore définitivement leurs relations professionnelles. Dans cet article, apprenez comment calculer le solde de tout compte d’un salarié.
Rappel sur le solde de tout compte
Le solde de tout compte est une étape clé dans la procédure de départ d’un employé. Ce document atteste que l’employeur a bien versé au salarié toutes les sommes qui lui étaient dues à la date de la rupture du contrat de travail. Il doit être établi en double exemplaire et signé par les deux parties. Une fois signé, le salarié dispose d’un délai de six mois pour contester le contenu du solde de tout compte.
Les éléments constitutifs du solde de tout compte
Le solde de tout compte se compose de plusieurs éléments financiers :
- Le salaire de base correspondant aux jours travaillés durant le mois de départ ;
- Les heures supplémentaires éventuelles réalisées durant cette même période ;
- Les primes et autres indemnités accessoires le cas échéant (comme la prime de vacances, par exemple) ;
- L’indemnité compensatrice de congés payés pour les jours de congé restant dus au salarié ;
- L’indemnité de préavis si elle est due ;
- L’indemnité de rupture du contrat de travail en cas de licenciement ou fin de contrat à durée déterminée.
Afin de calculer le solde de tout compte, il faut d’abord déterminer les montants des différents éléments listés ci-dessus.
Calculette du solde de tout compte : mode d’emploi
Pour un calcul précis et rapide du solde de tout compte d’un salarié, voici la marche à suivre :
Étape 1 : déterminer le salaire de base
Le salaire de base correspond au salaire brut du salarié pour les jours travaillés durant le mois de départ. Il se calcule ainsi :
Salaire de base = salaire mensuel x nombre de jours travaillés / nombre total de jours du mois
Étape 2 : compter les heures supplémentaires
S’il y a des heures supplémentaires réalisées durant la période considérée, il faut les prendre en compte dans le calcul. Elles doivent être rémunérées selon les dispositions légales ou conventionnelles applicables.
Étape 3 : ajouter les primes et indemnités accessoires
Si le salarié a droit à des primes ou autres indemnités, il faut également les inclure dans le solde de tout compte. Par exemple, si une prime de vacances est prévue par la convention collective, il faudra l’ajouter au calcul.
Étape 4 : calculer l’indemnité compensatrice de congés payés
L’indemnité compensatrice de congés payés correspond aux jours de congé restant dus au salarié (en général, ceux qui n’ont pas été pris et reportés sur l’exercice en cours). Elle se calcule ainsi :
Indemnité compensatrice de congés payés = rémunération journalière x nombre de jours de congés restants dus
Étape 5 : déterminer l’indemnité de préavis
L’indemnité de préavis est due lorsque le salarié n’est pas tenu d’exécuter son préavis, soit parce que l’employeur lui en a dispensé, soit en raison de la nature particulière du contrat de travail (CDD, par exemple). Dans ce cas, elle se calcule ainsi :
Indemnité de préavis = salaire mensuel x durée du préavis / nombre total de jours du mois
Étape 6 : calculer l’indemnité de rupture du contrat de travail
Enfin, si le salarié a droit à une indemnité de rupture spécifique en cas de licenciement ou fin de CDD, il convient de la calculer selon les dispositions légales ou conventionnelles applicables.
Mettre le tout bout à bout
Une fois que vous avez déterminé les montants des différents éléments constitutifs du solde de tout compte, il ne vous reste plus qu’à les additionner pour obtenir le montant total. Ce montant total doit être inscrit sur le solde de tout compte et remis au salarié avec un reçu pour solde de tout compte signé des deux parties (employeur et employé).
N’oubliez pas que le calcul du solde de tout compte d’un salarié est avant tout basé sur des dispositions légales et/ou conventionnelles propres à l’entreprise. Si vous n’êtes pas sûr de la manière de procéder, n’hésitez pas à consulter un professionnel ou juriste spécialisé pour vous assurer de respecter vos obligations et éviter toute contestation ultérieure.
